小浦 誉史
IT企業の財務チームにてファイナンス関連業務に従事しています。2013年に日商簿記検定1級に合格。
中小企業において経理がずさんになりがちな原因は？
ずさんな経理を改善する方法は？
中小企業の経理は、ときにずさんになり、そして大きな問題を引き起こします。 この記事では、中小企業の経理がずさんになるケースについて、その原因と解決方法を紹介していきます。
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中小企業の経理がずさんになる原因
中小企業において経理がずさんになりがちな原因は、主に3つの要因が絡み合っていることが多いです。これらの要因について深掘りし、企業が直面する問題を明確にすることで、改善の糸口を見つけ出せるかもしれません。
人員不足による問題発生の連鎖
中小企業では、限られた人員で多くの業務をこなす状況が一般的です。特に経理担当者の数が不足している場合、業務の質が低下しやすくなります。以下のような問題が発生することが考えられます。
- 経理業務が一人に集中する
- チェック体制が不十分になりやすい
- 業務の過負荷によるミスの増加
経理業務が一人に集中することで、業務が属人化しやすくなります。一人の担当者だけが業務内容やノウハウを把握している状態では、その担当者が退職や長期休暇を取った際に業務が滞るリスクが高まります。また、業務負担が増えれば、精神的なプレッシャーが高まり、担当者がバーンアウトしたりモチベーションを低下させたりする可能性もあります。
さらに、人員不足によりチェック体制が不十分になると、入力ミスや計算エラーが見逃されやすくなります。こうしたミスは、後から大きな修正作業を必要とすることも多く、場合によっては税務調査や融資審査において重大な影響を及ぼすことがあります。また、承認プロセスが形式的になることで、不正行為が発覚しにくくなるリスクも存在します。
限られた人員で膨大な業務を処理する状況では、業務過負荷による単純ミスが増加します。特に、締切に追われる中では作業の正確性よりスピードが優先されるため、誤ったデータが発生しやすくなります。こうした状況は作業効率の低下を招くだけでなく、長期的には人材流出の原因となることもあります。
これらの問題を改善するためには、業務分担の見直しや、経理業務の一部外注化が効果的です。
経営者が持つ経理への理解の浅さ
経営者が経理の重要性を十分に理解していない場合、適切なリソース配分が行われず、結果として経理業務が後回しにされがちです。このような状況では、経理の質が低下し、企業運営にさまざまな問題を引き起こします。
経理の役割への理解が不足している場合、経営者は経理を「単なる記録業務」と見なし、重要な意思決定の基盤となるデータとしての役割を軽視する傾向があります。このような認識不足が続くと、経理部門への投資や人材育成が後回しにされ、業務の効率化や質の向上が妨げられます。この課題に対しては、専門家による研修やセミナーを通じて、経理の本質的な役割と重要性について学ぶ機会を設けることが有効です。経理データが経営判断や事業戦略に直結することを理解することで、経営者の意識を変えるきっかけとなるでしょう。
また、経理プロセスへの関心が低い場合、経営者は経理担当者任せにしてしまい、企業全体の経理状況を把握していないことがあります。このような状態では、経理データの正確性が欠けるだけでなく、不正やミスが見逃されるリスクも高まります。
この問題を改善するためには、経営者自身が経理データにアクセスし、内容を確認する習慣を持つことが重要です。具体的には、毎月の経理報告の場を設け、経営者と経理担当者がデータの現状や課題を共有することで、経理業務の透明性と信頼性を高めることができます。
整備されていない経理プロセス
中小企業では、業務プロセスが整備されていないことが多く、結果として非効率な処理が横行します。
このような状況では、経理業務が正確性や効率性を欠き、企業運営全体に悪影響を及ぼすことがあります。主な課題として以下の点が挙げられます。
まず、手作業による入力ミスが頻発することが挙げられます。紙の伝票や手入力によるデータ管理を行っている場合、数字や文字の打ち間違い、記載漏れが発生しやすくなります。これらのミスは発見が遅れることが多く、後で修正する際に時間と労力がかかります。また、入力ミスが財務報告に反映されると、企業の信用を損なうリスクも高まります。
次に、報告書作成の不備が問題となります。業務プロセスが整備されていないと、経理データが正しく集計されず、報告書の内容が不正確になることがあります。このような状況では、経営者が適切な意思決定を行うためのデータが不足し、長期的には企業の成長を阻害する要因となり得ます。
さらに、不必要な重複業務が発生することも課題です。例えば、同じデータを複数のフォーマットに手作業で入力したり、部署間で同じ作業を繰り返したりする場合があります。これにより、無駄な時間とリソースが消費されるだけでなく、業務全体の効率が大幅に低下します。
監修者コメント
中小企業の経理はブラックボックス化しやすいといえます。現場や経営者の意識が低ければかんたんにずさんな運営になり、いずれ取り返しのつかない方向へと進んでしまいます。
【事例】経理がずさんな中小企業で実際に起ったこと
経理の不備は中小企業において深刻な問題を引き起こすことがあります。ここでは、実際に中小企業で発生した具体的な事例をエピソード形式で紹介し、その影響と改善のポイントを考察します。
突然発覚した現金勘定の誤差
エピソード
ある小規模製造業の会社では、小口現金の管理を一人のベテラン社員が長年担当していました。その社員は「経験があるから問題ない」と帳簿の詳細をあまり確認せず、収支を手書きで記録していました。ある日、社長が融資の申し込みを行うために銀行から現金管理状況を求められた際、大幅な現金勘定のズレが発覚。急遽調査を行ったところ、小口現金で支出された記録の一部が失われており、社員の私的利用の疑いが浮上しました。結果として、融資の審査は一時保留となり、資金繰りに深刻な影響を及ぼしました。
補足説明
現金勘定のズレは中小企業でしばしば見られる問題です。このような状況を防ぐには、日常的な帳簿の見直しや定期的な監査が必要です。特に以下の点を見直すことが重要です。
- 小口現金の支出記録をデジタル化する。
- 定期的な監査を外部専門家に依頼し、不正を未然に防ぐ。
- 責任の分散と二重チェックの仕組みを構築する。
税務調査で露呈した未徴収の源泉所得税
エピソード
あるサービス業の企業では、従業員の給与から源泉所得税を控除する手続きが漏れていました。経理担当者は未経験で、税務手続きに関する知識が不十分だったため、毎月の給与処理に税務計算が含まれていないことに気づきませんでした。税務調査が入った際、この不備が指摘され、多額のペナルティと追徴課税が課されました。この予期せぬ出費により、将来の設備投資計画が見直される結果となりました。
補足説明
源泉所得税の未徴収は税務リスクを高める重大な問題です。以下の対策を講じることで防ぐことができます。
- 経理担当者に対して税務関連の研修を実施する。
- 給与計算ソフトを導入し、自動で税務処理を行える体制を整える。
- 税理士などの専門家を定期的に利用し、税務の適正性を確認する。
手順書や標準化の不足による業務の混乱
エピソード
ある建設業の中小企業では、経理業務の引き継ぎが適切に行われておらず、新任の経理担当者が何をすべきか把握できないまま日々の業務を進めていました。結果として、請求書の支払い漏れや売上データの計上遅れが頻発し、取引先からの信用を失う事態に発展。特に、支払い漏れにより一部の取引先からは契約を打ち切られるという事態も発生しました。
補足説明
手順書や業務の標準化は、経理業務の効率化と正確性を確保するために欠かせません。以下の取り組みを行うことで、業務の混乱を防ぐことが可能です。
- 業務プロセスを文書化し、マニュアルを作成する。
- 業務フローをデジタル化し、引き継ぎがスムーズに行える仕組みを整える。
- 経理担当者間で定期的な情報共有を行い、業務内容を透明化する。
プライベートと経費の混同から生じる問題
エピソード
ある飲食店を運営する企業では、経営者が個人の買い物を会社の経費として計上する習慣がありました。特に、家族との外食費を「接待交際費」として経費精算するケースが頻繁に発生。税務調査が入った際にこれが発覚し、不当経費として指摘を受け、多額の追加税負担が課されました。この事件をきっかけに経営者は経理の重要性を認識し、外部の税理士に相談するようになりました。
補足説明
個人と会社の経費を混同することは、税務リスクを増大させるだけでなく、従業員の士気を下げる原因にもなります。以下の改善策を講じることが重要です。
- 個人と会社の銀行口座を明確に分ける。
- 経費精算の審査プロセスを導入し、経理担当者や第三者が確認する体制を構築する。
- 経費の申請基準を明確にし、全社員に徹底する。
実例を通じてわかるように、経理の不備がもたらす影響は企業にとって極めて深刻です。
監修者コメント
融資のタイミングは自社で問題に気づくよいきっかけです。また、確定申告時は外部からメスを入れられることが多いタイミングです。少しでも早く是正することが経営への影響を小さくするので、わからないまま放置せず、積極的に外部に相談しましょう。
中小企業のずさんな経理を改善する方法
定期的な見直しや技術の活用により、より効率的で正確な経理体制を構築する方法を考察します。
業務の定期的な確認作業
経理業務がずさんにならないためには、業務の流れを定期的に見直し、必要に応じて改善することが重要です。見直しをする際には、以下のポイントに注意します。
- 従業員の役割と責任を明確にする
- 手順書やマニュアルの更新を定期的に行う
- 業務フローを最適化し無駄を省く
オンラインソフトウェアの積極利用
クラウド会計ソフトを導入することで、日々の処理を効率化し、ミスを減らすことができます。以下は代表的なクラウド会計ソフトの機能比較です。
| 比較項目 | マネーフォワードクラウド | freee | 弥生会計オンライン |
|---|---|---|---|
| 主要な特長 | データ自動取得・自動仕訳、11サービス一括提供 | AI自動仕訳、リアルタイム経営分析、統合業務機能 | 簿記不要、直感的操作、仕訳・記帳自動化 |
| 料金プラン（月額） | ¥2,980〜（税別、スモールビジネスプラン） | ¥2,980〜（税別、ひとり法人プラン） | 無料（1年間）その後¥2,316〜（税別） |
| 無料トライアル | 1ヶ月（クレジットカード登録不要、入力データ引き継ぎ可能） | 30日間（クレジットカード登録不要、データ引き継ぎ可能） | 1年間無料、すべての機能利用可能 |
| 対応業種・規模 | 小規模事業者からIPO準備中企業まで幅広く対応 | 個人事業主からエンタープライズ企業まで対応 | 中小企業、小規模法人、個人事業主対応 |
| 特徴的な機能 | 金融機関2,300以上と連携、ワンクリックで決算書作成 | 領収書スキャン・OCR連携、請求書・支払管理 | 金融機関2,500以上と連携、POSレジ連携、スマホアプリで取引入力 |
| サポート体制 | チャット・メールサポート、無料オンライン相談 | チャット・電話サポート（スタータープラン以上） | 電話・メール・チャット・画面共有サポート |
| インボイス対応 | 完全対応 | 完全対応 | 完全対応 |
| データ移行 | 他社ソフト（弥生、freee、JDLなど）やExcelからインポート対応 | 他社ソフトや銀行口座データ移行をサポート | 他社ソフトや表計算ソフトからCSVデータで簡単移行 |
| セキュリティ | SOC報告書提供、暗号化、サーバーアクセス制限 | 金融機関レベルのセキュリティ、1ヶ月前までのバックアップリストア | Microsoft Azure採用、暗号化通信、日々のバックアップ |
| 連携サービス | 銀行、クレジットカード、POSレジなど | 銀行120社・その他金融機関923社と連携 | 2,500以上の金融機関、POSレジ、請求書サービスと連携 |
社外リソースの積極的活用
外部の経理専門家を活用することで、知識不足によるミスを防ぎ、より高度なアドバイスを受けることが可能です。外部専門家の活用方法は以下の通りです。
- 経理コンサルタントによる定期的なアドバイス
- 特定のプロジェクトにおけるスポット支援
- 経理アウトソーシングの導入
監修者コメント
中小企業さんの中には、問題が長期化して、取り返しのつかない事態を招いた会社もあります。経営者や現場の担当者が限界を感じたら、少しでも早く外部に相談したほうがよいでしょう。